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OLÍMPICA S.A.


Olímpica S.A. es una empresa Barranquillera nacida en 1953, esta vasta cadena de almacenes de consumo masivo es uno de los principales jugadores de retail de Colombia, con un crecimiento continuo de doble digito en la última década. Al cierre del 2017 la compañía tuvo ventas por 5,3 billones y más de 89 mil millones en utilidades.Esta empresa, conformada por capital privado 100% colombiano, es insignia de la Costa Atlántica y esta en 350 puntos, con casi 18000 empleados en supertiendas, superalmacenes, superdroguerías y droguerías del país.

Olímpica S.A. es una empresa Barranquillera nacida en 1953, esta vasta cadena de almacenes de consumo masivo es uno de los principales jugadores de retail de Colombia, con un crecimiento continuo de doble digito en la última década.

Olímpica, el segundo retail de mayor importancia en Colombia, afrontó en el 2017 un reto tecnológico de gran envergadura para mejorar la experiencia de los servicios tecnológicos, los cuales entre 2012 y 2015 se potencializaron con una solución de servidores Power 750 de IBM y un sistema de almacenamiento previamente adquirido de HP y 3Par.

La solución empezó a reportar demoras considerables por el alto volumen de información que significaba el rápido crecimiento de la compañía.

Poco a poco el sistema de procesamiento llegó al 100% de su capacidad, lo que aumentó los reportes de retención de procesos y retrasos de horas y días, e incluso la cancelación de procesos, muchos de los cuales era necesario abortar y fragmentar para cumplir con los requerimientos operacionales.

Esta demanda desbordada obligó a los usuarios a realizar procesos dispendiosos de consolidación y presentación de reportes con tiempos de ejecución prolongados. Por su parte el sistema de almacenamiento tomaba en promedio 10 horas en realizar una copia de respaldo general, la cual se hacía una vez por semana y obligaba a una pausa prolongada de la operación.

Todo este volumen de información financiera, contable y comercial amenazaba paulatinamente con mayor lentitud del sistema, ineficacia de los procesos e incluso con la posible pérdida de datos críticos para el negocio.

Su crecimiento continuo de doble dígito en la última década le lleva, a mediados de 2017, a formular una inversión tecnológica para mejorar la capacidad de manejo de información y respaldo de la misma. Se diseña un nuevo modelo de procesamiento basado en soluciones de IBM On-Demand y una integración bi-marca en el componente de almacenamiento.

En Barranquilla, su sede principal, el diseño ofrecería inmejorables tiempos de respuesta para la demanda actual de procesamiento y backup de información.Adicionalmente integraría la ya adquirida tecnología de almacenamiento HP 3Par. Esta solución se ejecutó en 3 semanas durante el mes de junio de 2017, sin traumatismos de ninguna naturaleza. Inicia una solución llave en mano con la mentoría de Redsis, el aliado tecnológico del negocio en los últimos 20 años. La estrategia consistió en aumentar el poder de computo: Un servidor iSeries 870 de IBM OnDemand de 32 procesadores y 3TB de memoria. Si a eso le sumamos otros 20 procesadores licenciados, mejora sustancialmente la oferta de servicios TI, la confiabilidad y el desempeño. Este modelo le permitió al negocio planear un crecimiento escalable para 2020.

Bajo la capa de procesamiento se implementó un Sistema SVC: SAN Volume Controller y un Storewize V7000F de IBM y se integró la solución HP 3Par como plataforma de respaldo. Los tiempos de respuesta y confiabilidad dieron resultados positivos, especialmente si se tiene en cuenta que, en este caso, el sistema SAP Retail esta asociado con una base de 40TB y la usan 2.800 usuarios todos los días, al mismo tiempo.

Uno de los principales beneficios de la solución fue la mejora considerable de la experiencia de los usuarios concurrentes que tiene la compañía, quienes realizan más de 14 millones de operaciones diarias en la base de datos de SAP. Según los líderes del proyecto John Fernando Calderón, gerente de sistemas, y Armando Rodríguez, gerente de infraestructura TI de Olímpica, el nivel de eficiencia se elevó en promedio un 30% en todos los procesos, agregando valor a las actividades diarias de las diversas dependencias. Entre otros:

A esto se suma una mejora sustancial que también procesa el consolidado diario que ingresa del sistema POS, lo cual le permite a la empresa saber con mayor agilidad la operación contable diaria de cada punto de venta. Antes este proceso tardaba días en hacerse. Así mismo, el esquema diseñado develó el nivel de demanda latente, la cual era incierta. Los usuarios realizan tareas que antes era prácticamente imposible hacer, ya que algunos procesos que tomaban 2 días o 6 horas, tras la implementación, ahora se realizan en una hora o 15 minutos, respectivamente. Parte de los logros importantes está contar con backups diarios de toda la información a través de la tecnología Flash Copy de IBM, una característica de almacenamiento de alto rendimiento que mejora la experiencia de los usuarios. Para los gerentes de Sistemas e Infraestructura de la empresa barranquillera, esta integración tecnológica, altamente escalable, permitió establecer la política de almacenamiento de información en discos de estado sólido como estrategia de confiabilidad y seguridad de la misma. Así mismo, los costos del área de TI mejoraron ostensiblemente por el modelo On-Demand en el procesamiento, especialmente en épocas de alto flujo comercial, controlando de mejor manera la entrega de recursos a los usuarios. Todo esto también le facilitó a la compañía estar a la par de las necesidades propias del negocio y su actividad comercial, la cual incluye en promedio la apertura de 25 tiendas al año en todo el país y una apuesta posterior al mercado electrónico.

El éxito de esta solución permitió rediseñar otros componentes del área de TI como lo es la adecuación de un nuevo Data Center en la sede principal, proyecto que demuestra el esfuerzo de la compañía por mantener su posición competitiva, gracias a aliados tecnológicos como Redsis que se afianza como un proveedor e integrador de amplia experiencia y su conocimiento de los desafíos de negocio que afrontan empresas como Olímpica en Colombia.