Es hora de implementar la Factura Electrónica

Desde el primero de enero de 2019, todas las empresas del país estarán obligadas a implementar la facturación electrónica, siendo esta la única forma de registro contable de transacciones.

Desde el primero de enero de 2018, todas las empresas del país estarán obligadas a implementar la facturación electrónica, siendo esta la única forma de registro contable de transacciones. Para darle cumplimiento al Decreto 2242 de la DIAN inició el proceso de masificación del nuevo modelo, buscando dejar atrás la antigua factura física como método de registro.

Dicho así, todas las empresas del país deberán facturar a través de este medio iniciando además una capacitación a su personal para dar a conocer el Decreto y lograr darle cumplimiento.

Conceptos básicos para entender la factura electrónica

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica, al igual que la física, es un documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que debe cumplir con las características y condiciones de expedición, recibo, rechazo y conservación. La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente.

Redsis, su operador tecnológico de confianza

En el proceso de transición hacia la factura electrónica existen tres jugadores fundamentales para su desarrollo: las empresas, los operadores tecnológicos (OPTEC) y la DIAN. Los OPTEC son autorizados por la DIAN y el Gobierno. Al ser generada cualquier factura por la ERP dentro de cada empresa, se deben emitir 2 documentos: un XML que contiene las instrucciones estándar para el consumo de datos entre sistemas de información y un PDF que es la representación gráfica de la factura para el consumo de los datos entre los agentes o responsables que gestionan los datos. El OPTEC recibe estos documentos y desglosa el XML para cotejarlo vía electrónica contra los servicios disponibles asociados a la base de datos conexa en la DIAN y validar que la transacción tenga sustento comercial legal. Una vez la DIAN haya provisto la validación al XML original, éste es marcado por la misma para dar fe de la validez de aprueba y emita un OK a la transacción. Finalmente, el OPTEC da una verificación final a la información ya validada y entrega de vuelta la documentación al negocio de origen entregando directamente la factura electrónica a la empresa destino. Generalmente los servicios prestados por los OPTEC son costosos y aún están en fases tempranas de desarrollo por lo que carecen de garantías de gestión de la información al interior de las empresas.

Nuestro papel es fundamental para mejorar el proceso

Redsis va más a allá de esta extracción de datos y ofrece una capa adicional donde integra las facilidades del software de OnBase para añadir fácilmente este proceso de recepción y emisión de facturas electrónicas al flujo de trabajo del negocio en cualquier de sus instancias o grado de madurez digital. Por eso para la recepción y emisión de la facturación electrónica vaya un paso adelante de los tradicionales OPTEC y obtenga los beneficios y las ventajas de un flujo de trabajo integrado que reduce sus tiempos de respuesta y hace que estos procesos tan complejos en las organizaciones parezcan simples y se sientan transparentes, como debe ser. Encuentre en Redsis, su aliado estratégico, las diversas modalidades para dar gestión eficiente y oportuna al la recepción y emisión de la facturación electrónica.